会議の進め方 悪い例と良い例

月1回や週1回など頻度は様々ですが、ほとんどの会社で会議は行われています。
その会議、議題は解決していますか?参加者が発言していますか?
会議の進め方の悪い例と良い例、それぞれ紹介しますのでぜひ参考に。

 

【悪い例】

①議題が抽象的
「売上不振について」「退職率について」など、ざっくりしたテーマを挙げがちです。
抽象的な議題だと結論・アイデアも抽象的になってしまいます。
大半は数字について議論することが多いので、ふわっとしたテーマは止めましょう。

②発言者の責任を問う
これは非常に多いです。せっかく前向きな意見を出しても上司が「じゃあやって」「責任は誰が取るのか?」と責任を押し付けあったことありませんか?
売上不振のために新しい事業のプレゼンをしたのに、上司から「今までの投資した事業はどうするのか」「穴埋めできるのか」と、不安があるため強いプレッシャーがかかります。
こうなってしまうと誰も発言しなくなり、何の進歩もない無駄な時間だけが生まれます。

 

【良い例】

①議題が具体的
「売上不振について」であれば、何の商品が不振なのか?同じ市場の他社製品はどうなのか?といったマーケティング面での分析が必要です。
問題を具体的な数値化し『どうやったら解決できるか』の意見が出しやすいテーマで一貫しましょう。

②会議のタイムリミットを決める
戦国時代、北条氏が戦で豊臣秀吉に囲まれた際、北条氏が軍議を開くがダラダラ結論を出せずにいた結果、滅びてしまいます。これを小田原評定(おだわらひょうじょう)といいます。
長い時間をかければ良い結果が出るとは限りません。
ひとは「いつまでに」とリミットを設けると集中力が上がります。
司会進行は時間管理を徹底し、有意義な時間を創造する努力が必要です。

③頭ごなしな否定をしない
どんな意見でも「頭ごなし」は絶対にやってはいけません
された人はその後、会議で意見を出すだけでなく、会社や仕事に対する愛・熱意さえも失ってしまいます。
絶対に他人の発言はさえぎらず、最後まで受け止めた上で、論理的な切り返しをしましょう。

④全員に声をかける
一部だけの人の発言が続くと、他の参加者は「発言しなくてもいい」と考えてしまったり、発言しにくい空気になってしまいます。
発言が多い人がアイデアマンとは限りません。必ず全員に声をかけ、「いるだけ」のひとを作らないよう全員参加の会議をつくりましょう。

カテゴリー:TOPICS
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